ارسال پاسخ

دوشنبه ۶ اردیبهشت ۱۳۹۵ ۰۸:۰۳ تعداد نظرات: 0 تعداد بازدید: 786 Telegram

inpia.ir

معجزه جلسات سی دقیقه‌ای

چرا ما عادت کرده‌ایم زمان استاندارد و رایج برای انجام ارتباطات، تعاملات و جلسات کاری و حتی غیرکاری‌مان را بر مبنای یک یا چند ساعت تنظیم کنیم؟
معجزه جلسات سی دقیقه‌ای

پنج سال قبل، وقتی که به تازگی فعالیتم را به عنوان مدیر آغاز کرده بودم و پس از آنکه دوره‌ای مملو از فشار کاری و شلوغی کسب‌وکار را تجربه کرده استرس بسیار زیادی را تحمل می‌کردم ناگهان تصمیم گرفتم به مدت یک هفته دست از انجام کارهای متعدد و پر مشغله بودن بردارم و کارهایم را به شکل دیگری انجام دهم.

در آن زمان تصمیم گرفتم تا به جای برنامه‌ریزی‌های یک یا چند ساعته برای انجام هرکدام از کارهایم به صورت دقیقه‌ای آنها را انجام دهم و در قدم نخست کوشیدم تا جلسات و قرار‌های کاری‌ام با دیگران را به جای یک ساعت در نیم ساعت به سرانجام برسانم و به این وسیله تا چند نیم ساعت در وقت خود صرفه‌جویی کنم.

پس از این تجربه عجیب و ارزشمند بود که این سوال جدی برای من پیش آمد که چرا ما عادت کرده‌ایم زمان استاندارد و رایج برای انجام ارتباطات، تعاملات و جلسات کاری و حتی غیرکاری‌مان را بر مبنای یک یا چند ساعت تنظیم کنیم و بعد از آن بود که زمان انجام کلیه تعاملاتم با دیگران را به نصف کاهش دادم و معجزه و تاثیر شگرف آن را روی افزایش بهره‌وری کاری‌ام مشاهده کردم.

در نتیجه زمان اختصاص یافته به تماس‌های تلفنی‌ام به نصف کاهش یافت، چک کردن ایمیل‌هایم در نصف زمان مقرر انجام می‌شد و مهم‌تر از همه اینکه جلسات کاری‌ام در زمانی کمتر از نصف زمان مقرر یعنی طی نیم ساعت جمع می‌شد. پس از مدتی، کسانی که با من رابطه کاری داشتند نیز با آگاهی از این امر زمان مراوداتشان با من را به نصف کاهش دادند به نحوی تماس‌های تلفنی من تا حد زیادی کوتاه‌تر و مختصرتر شد بدون اینکه به محتوای آنها لطمه‌ای وارد شود و کسانی که برای انجام کارهایشان به من مراجعه می‌کردند می‌کوشیدند تا سخنان و درخواست‌هایشان را سریع‌تر و صریح‌تر مطرح کنند.

جلسات کاری‌مان هم در نیم ساعت برگزار می‌شد و قبل از اینکه حاضران در جلسه احساس خستگی و کسالت کنند به پایان می‌رسید. مزایای چنین رویکردی بسیار زیاد و چشمگیر بود و به من و اطرافیانم کمک کرد تا به میزان بسیار زیادی در وقت و پول و انرژی خود صرفه‌جویی کنیم چرا که هم من و هم آنها می‌دانستیم که باید در نصف زمان عادی کارهایمان را انجام دهیم. از جمله مزایای این تحول می‌توانم به موارد زیر اشاره کنم:

*تمام شرکت‌کنندگان در جلسات و قرار‌های کاری با من به صورت بسیار منظم و به‌موقع حضور پیدا می‌کردند چراکه به درستی دریافته بودند که جلسات سی دقیقه‌ای کوتاه‌تر از آن هستند که بخواهند با چند دقیقه تاخیر در آن حضور پیدا کنند.

*شرکت‌کنندگان در جلسه سعی می‌کردند صحبت‌ها و نظرات‌شان را خلاصه و مفید بیان کنند و حاشیه نروند.

*افراد با آمادگی کامل و با توجه کافی و تمرکز حواس بر سر قرار یا جلسه حاضر می‌شدند و قبل از آمدن به جلسه ترتیب یک‌سری کارها را می‌دادند.

*پس از مدتی این مساله به بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت ما تبدیل شد و تاثیر شگرفی بر رشد بهره‌وری کارکنان و شرکت داشت.


شما هم اگر بخواهید جلسات و قرار‌های کاری سی دقیقه‌ای را به بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت یا سازمان خود تبدیل کنید باید به نکات زیر توجه کافی داشته باشید:

*قبل از اینکه یک قرار کاری یا جلسه کاری برگزار شود، به‌طور کامل و دقیق در مورد آن بررسی و تفکر کنید و از دیگران نیز بخواهید همین کار را انجام دهند.

* سوالاتی که می‌خواهید در جلسه از دیگران بپرسید را از قبل تنظیم کنید و پاسخ‌هایی را نیز برای سوالات احتمالی دیگران در ذهن خود طراحی کنید تا خیلی سریع و قاطع بتوانید به آنها پاسخ بگویید. این امر به افزایش اقتدار و صلابت شما کمک شایانی خواهد کرد و عزت نفس‌تان را نیز افزایش خواهد داد.

*از قبل تصمیم بگیرید که مهم‌ترین هدف و اولویت شما از برگزاری آن جلسه یا حضور در آن قرار کاری چیست و چگونه می‌توانید آن هدف و اولویت را تحقق ببخشید.

*چند روز پیش از برگزاری جلسات کاری به کلیه شرکت‌کنندگان در آن جلسه درباره اهداف و دستور جلسه اطلاع‌رسانی کنید و از آنها بخواهید در کوتاه‌ترین زمان ممکن نظرات و عقاید خود را بیان کنند.

*دقیقا راس ساعت مقرر جلسه کاری‌تان را شروع کنید و اصلا به این توجه نکنید که چه کسی هنوز نیامده و چه موقع خواهد آمد. منتظر دیگران ماندن و تعلل در شروع و برگزاری جلسه دیگران را بدعادت و شما را متضرر خواهد کرد.

*در تمام دقایق برگزاری جلسه یا قرار کاری به رعایت نظم توجه کاملی نشان دهید و از دیگران هم بخواهید چنین کنند. تنها در صورت وجود نظم و انضباط است که کارها به‌طور کامل و سریع انجام می‌پذیرد.

* از حاشیه رفتن خود و دیگران جلوگیری کنید و رفتن به سر اصل مطلب و خلاصه‌گویی را به یک هنجار و ارزش کاری در شرکت خود تبدیل کنید. به همین منظور بارها در حین جلسه بر این نکته تاکید کنید که سی دقیقه بیشتر برای جلسه وقت ندارید و باید طی همین سی دقیقه همه صحبت‌های مهم مطرح شود.

*سریع و قاطعانه تصمیم‌گیری کنید و از موکول کردن اتخاذ تصمیم نهایی به جلسات بعدی یا بعد از جلسه خودداری کنید و به یاد داشته باشید که بهترین و درست‌ترین تصمیمات در همان زمانی گرفته می‌شوند که ذهن بیشترین آمادگی را دارد و آن زمان همان پایان جلسه است.

*به یاد داشته باشید که آنچه یک جلسه کاری را مفید و باشکوه می‌سازد نه خود جلسه بلکه نتایج و خروجی آن است پس همیشه پنج دقیقه آخر جلسات یا قرار‌های کاری را به جمع‌بندی و نتیجه‌گیری نهایی اختصاص دهید و برای جلسات بعدی برنامه‌ریزی کنید.

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی
منبع: Harvard Business Review
روزنامه دنیای اقتصاد


نظرات

دیدگاه های ارسالي، پس از تایید در وب سایت منتشر مي شود.
پیام هایی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نمي شود.
پیام هایی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نمي شود.

قیمت مواداولیه؛ ۳۰ دى ۱۳۹۶جدول روز/هفتگی
عنوانقیمتاختلافدرصد اختلاف
0035 55,200 ریال 500 0.91% نمودار و آرشیو
EX5 Jam 56,600 ریال نمودار و آرشیو
EX5 Bakhtar 55,800 ریال 400 0.72% نمودار و آرشیو
EX5 Marun - نمودار و آرشیو
F7000 Mehr 56,600 ریال 400 0.71% نمودار و آرشیو
F7000 Ilam 56,100 ریال 600 1.07% نمودار و آرشیو
5110 56,400 ریال 0 0% نمودار و آرشیو
Bl3 Jam 56,000 ریال نمودار و آرشیو
Bl3 Marun 55,000 ریال نمودار و آرشیو
Bl3 Bakhtar 55,600 ریال 200 0.36% نمودار و آرشیو
0075 56,200 ریال 200 0.36% نمودار و آرشیو
020 56,300 ریال 200 0.36% نمودار و آرشیو
Lf190 56,100 ریال 100 0.18% نمودار و آرشیو
22B02 52,000 ریال 300 0.58% نمودار و آرشیو
52518 51,600 ریال 1100 2.13% نمودار و آرشیو
52518 Off - نمودار و آرشیو
Hi500 51,600 ریال 1100 2.13% نمودار و آرشیو
2420h 54,700 ریال 200 0.37% نمودار و آرشیو
2420d - نمودار و آرشیو
2420K - نمودار و آرشیو
2102 55,000 ریال 400 0.73% نمودار و آرشیو
2102 Off1 - نمودار و آرشیو
2100 - نمودار و آرشیو
2100 Off1 - نمودار و آرشیو
2200 - نمودار و آرشیو
Lld209 Amir 55,000 ریال 500 0.91% نمودار و آرشیو
22402 off MAHABAD - نمودار و آرشیو
22402 MAHABAD - نمودار و آرشیو
Lld209 Arak 53,900 ریال 0 0% نمودار و آرشیو
22B02 off MAHABAD - نمودار و آرشیو
LLD Lorestan - نمودار و آرشیو
Lld 22402 - نمودار و آرشیو
LLD Tabriz - نمودار و آرشیو
PE80 Jam - نمودار و آرشیو
PE80 Jam Kaf - نمودار و آرشیو
PE80 Amir - نمودار و آرشیو
PE80 Arak - نمودار و آرشیو
CRP100 Amir Kabir 68,700 ریال -300 0.43% نمودار و آرشیو
CRP100 Amir Kabir Kaf 68,300 ریال -200 0.29% نمودار و آرشیو
EX3 Amir kaf - نمودار و آرشیو
EX3 Arak kaf - نمودار و آرشیو
EX3 Bandar kaf - نمودار و آرشیو
Z30G - نمودار و آرشیو
EX3 ilam - نمودار و آرشیو
CRP100 Jam Kaf - نمودار و آرشیو
CRP100 Maroun 68,000 ریال -400 0.58% نمودار و آرشیو
EX3 ilam Kaf - نمودار و آرشیو
CRP100 Jam 68,000 ریال -400 0.58% نمودار و آرشیو
CRP 100 Shazand 68,000 ریال -400 0.58% نمودار و آرشیو
CRP100 Maroun kaf 67,600 ریال 100 0.15% نمودار و آرشیو
CRP 100 Shazand Kaf 68,000 ریال 500 0.74% نمودار و آرشیو
PE80 ilam - نمودار و آرشیو
V30G - نمودار و آرشیو
PE 80 ilam Kaf - نمودار و آرشیو
Z30s Mar 57,500 ریال 200 0.35% نمودار و آرشیو
C30s 59,200 ریال 1000 1.69% نمودار و آرشیو
Z30s Ar - نمودار و آرشیو
V30s - نمودار و آرشیو
3840 Tabriz 54,000 ریال 800 1.48% نمودار و آرشیو
3840 Off1 - نمودار و آرشیو
7240 74,500 ریال 1100 1.48% نمودار و آرشیو
1540 69,000 ریال 800 1.16% نمودار و آرشیو
1551 66,000 ریال نمودار و آرشیو
781 59,000 ریال 1500 2.54% نمودار و آرشیو
785 - نمودار و آرشیو
821 58,500 ریال 0 0% نمودار و آرشیو
825 - نمودار و آرشیو
5030 57,800 ریال 0 0% نمودار و آرشیو
525 - نمودار و آرشیو
552R Jam 57,600 ریال 300 0.52% نمودار و آرشیو
552R Arak Kaf - نمودار و آرشیو
552R Arak - نمودار و آرشیو
552R Maroun - نمودار و آرشیو
510L Jam 59,000 ریال 600 1.02% نمودار و آرشیو
510L Jam kaf - نمودار و آرشیو
510L Navid - نمودار و آرشیو
550J Jam - نمودار و آرشیو
10733 - نمودار و آرشیو
10720 - نمودار و آرشیو
10417 - نمودار و آرشیو
10415 103,500 ریال نمودار و آرشیو
R40maron - نمودار و آرشیو
R60 - نمودار و آرشیو
548R 60,000 ریال -300 0.5% نمودار و آرشیو
RP340 - نمودار و آرشیو
440G 72,300 ریال 1700 2.35% نمودار و آرشیو
440J - نمودار و آرشیو
440L 60,000 ریال 0 0% نمودار و آرشیو
MR230 63,800 ریال -200 0.31% نمودار و آرشیو
ZR230 63,800 ریال -200 0.31% نمودار و آرشیو
N40 - نمودار و آرشیو
N50 - نمودار و آرشیو
332C 70,000 ریال 0 0% نمودار و آرشیو
332L - نمودار و آرشیو
5218 - نمودار و آرشیو
PVC S65 Ghadir 43,500 ریال 300 0.69% نمودار و آرشیو
PVC S65 Arvand - نمودار و آرشیو
PVC S65 Bandar - نمودار و آرشیو
PVC S65 Abadan - نمودار و آرشیو
PVC S65 Ghadir kaf - نمودار و آرشیو
PVC S65 Arvand kaf - نمودار و آرشیو
PVC S65 Bandar kaf - نمودار و آرشیو
PVC S65 Abadan kaf - نمودار و آرشیو
PVC S70 Bandar 42,500 ریال نمودار و آرشیو
PVC S70 Abadan - نمودار و آرشیو
PVC S70 Bandar kaf - نمودار و آرشیو
PVC S70 Abadan kaf - نمودار و آرشیو
PVC S57 Abadan - نمودار و آرشیو
PVC S57 Ghadir - نمودار و آرشیو
PVC S57 Abadan kaf - نمودار و آرشیو
PVC S57 Ghadir kaf - نمودار و آرشیو
PVC S60 Bandar - نمودار و آرشیو
PVC S60 Bandar kaf - نمودار و آرشیو
EX5 Marun Off1 - نمودار و آرشیو
PVC S65 Off3 Arv - نمودار و آرشیو
EX5 Marun Off2 - نمودار و آرشیو
PVC S65 Off3 Arva - نمودار و آرشیو
EX5 Jam Off1 - نمودار و آرشیو
PVC E68 Off3 Arv - نمودار و آرشیو
EX5 Jam Off2 - نمودار و آرشیو
PVC E68 Off3 Arv kaf - نمودار و آرشیو
5110 Off1 - نمودار و آرشیو
5110 Off2 - نمودار و آرشیو
6020 - نمودار و آرشیو
620 - نمودار و آرشیو
Bl3 Jam Off1 - نمودار و آرشیو
Bl3 Jam Off2 - نمودار و آرشیو
Bl3 Marun Off2 - نمودار و آرشیو
Bl3 Bakhtar Off1 - نمودار و آرشیو
EPS 200 - نمودار و آرشیو
EPS 300 - نمودار و آرشیو
EPS 400 - نمودار و آرشیو
510L Arak 59,200 ریال 100 0.17% نمودار و آرشیو
5620 - نمودار و آرشیو
Absn50 100,200 ریال نمودار و آرشیو
ABS150 105,000 ریال نمودار و آرشیو
Lale 1922 - نمودار و آرشیو
1922 Arya - نمودار و آرشیو
MR1600 - نمودار و آرشیو
J740 - نمودار و آرشیو
R200 - نمودار و آرشیو
2004Tc - نمودار و آرشیو
3202 - نمودار و آرشیو
3713 - نمودار و آرشیو
BL4 jam - نمودار و آرشیو
EX3 Off1 - نمودار و آرشیو
220Kj - نمودار و آرشیو
R40 Arak 61,000 ریال 0 0% نمودار و آرشیو
060 - نمودار و آرشیو
EX5 Jam Kaf - نمودار و آرشیو
EX5 Amir - نمودار و آرشیو
209 Tabriz - نمودار و آرشیو
1102l Rejal - نمودار و آرشیو
60507 - نمودار و آرشیو
6040 - نمودار و آرشیو
60511 - نمودار و آرشیو
DOP Oil 63,000 ریال 500 0.79% نمودار و آرشیو
22501 kg off - نمودار و آرشیو
22402 off - نمودار و آرشیو
Z30S Mar Kaf - نمودار و آرشیو
ZR230 Kaf - نمودار و آرشیو

➕ تبلیغات متنی در سایت inpia.ir
دریافت تعرفه و سفارش متن: 09332716775
➖➖